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Bases de la convocatoria 2013

1. Objeto de la convocatoria

FUNDACIÓN MAPFRE, de acuerdo con su objetivo de fomentar la difusión de la Cultura, las Artes y las Letras, ha decidido promover, con carácter bienal y a través de su Instituto de Cultura, la AYUDA FUNDACIÓN MAPFRE PARA ARCHIVOS HISTÓRICOS DE ESPAÑA, PORTUGAL Y AMÉRICA LATINA.

2. Destinatarios

Podrán optar a la Ayuda los archivos y otras instituciones, públicas y privadas, depositarias de fondos o colecciones documentales de carácter histórico y de interés para la investigación de ... la historia de los países de América Latina, Portugal y España.

Como 'fondos o colecciones documentales' se considerarán todos los documentos que de acuerdo a las respectivas legislaciones archivísticas nacionales han pasado a formar parte de los archivos históricos, ya sean de carácter textual, iconográfico, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual o informático.

Cada entidad solicitante sólo podrá presentar un único proyecto a esta convocatoria.

3. Contenido de los proyectos

Los proyectos que se presenten podrán versar sobre los siguientes aspectos:

- Conservación, restauración y protección de documentos

- Elaboración de instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos).

- Difusión, a través de publicaciones impresas o electrónicas, de instrumentos descriptivos

-  Difusión de las actividades del archivo y cualquier aspecto relacionado con la función social de los archivos

4. Plazo de ejecución de los proyectos

Los proyectos que resulten beneficiarios de la Ayuda deberán desarrollarse dentro del periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2013 y el 1 de noviembre de 2014, siendo en todo caso el plazo máximo de ejecución de 12 meses.

Cuando la dimensión del proyecto u otras circunstancias lo hagan necesario, podrá extenderse la ayuda por un máximo de otros 3 meses, previa solicitud por escrito de la institución beneficiaria.

5. Criterios de valoración de los proyectos

Los proyectos presentados se valorarán atendiendo de modo preferente a, entre otros, los siguientes criterios:

- Relevancia histórica y documental de los fondos objeto del proyecto.

- Aportación del proyecto al conocimiento del conjunto de las colecciones documentales de la institución solicitante.

- Aportación del proyecto al conocimiento del patrimonio histórico documental del país sede de la institución solicitante.

- Calidad técnica del proyecto (formulación de objetivos claros y proporcionados; coherencia con la trayectoria de la institución; cronograma detallado de las actividades y fases del proyecto, etc.).

- Viabilidad técnica, económica y de gestión del proyecto.

- Presupuesto detallado y coherente, con una relación equilibrada entre los recursos empleados y los resultados previstos.

- Previsión de un plan de difusión del proyecto y visibilidad e la participación de FUNDACIÓN MAPFRE en su consecución.

6. Cuantía de la Ayuda y financiación de los proyectos

La Ayuda está dotada con una aportación máxima de treinta y cinco mil euros (35.000 euros), y podrá ser asignada a más de un proyecto. En caso de ser seleccionados dos o más proyectos, el fallo del Jurado especificará la cantidad específica que se aportará a cada uno de ellos.

Los proyectos presentados deberán contemplar obligatoriamente financiación adicional, aportada por la propia institución solicitante, a la solicitada como Ayuda. La cuantía de la Ayuda concedida en ningún caso será superior al 75% del coste total del proyecto. Se descartarán las solicitudes que no contemplen financiación adicional y aquellas en las que la cantidad solicitada exceda de treinta y cinco mil euros (35.000 euros).

Los recursos aportados al proyecto por la propia entidad solicitante o por otras instituciones o entidades deberán ser acreditados fehacientemente.

Se consideran gastos financiables a efectos de esta convocatoria los costes relacionados directamente con el desarrollo del proyecto:

- Materiales y suministros.

- Equipos / Equipamientos.

- Honorarios de especialistas (técnicos restauradores y/o conservadores, fotógrafos, documentalistas, historiadores, etc.) no pertenecientes a la plantilla laboral de la institución solicitante y cuyos servicios deban ser requeridos específicamente para la realización del proyecto.

- Costes de transporte y estancia de los especialistas señalados en el apartado anterior.

- Gastos de transporte y seguro de los documentos objeto de la Ayuda en el caso de que, como parte de las acciones del proyecto, deban ser trasladados fuera de la institución beneficiaria de la Ayuda.

- Gastos derivados de las acciones de comunicación y difusión (elaboración de catálogos impresos o electrónicos, actividades expositivas, etc.) de las colecciones o fondos objeto de la Ayuda.

- Gastos administrativos y de gestión directamente relacionados con el proyecto siempre que  no superen el 10% de la cantidad solicitada.

- Con carácter general se considerarán gastos no financiables:

--- Gastos corrientes de mantenimiento y funcionamiento de la entidad solicitante.

--- Amortización de operaciones crediticias, gastos o costes financieros.

--- Gastos de adquisición, construcción o reforma de inmuebles y gastos de instalaciones.

--- Gastos en concepto de dietas, estancias y viajes del equipo responsable del proyecto cuando se trate de integrantes de la plantilla laboral de la institución solicitante.

--- Gastos derivados de la organización y/o participación en congresos, seminarios,jornadas y similares.

7. Documentación obligatoria

Las entidades solicitantes deberán detallar sus proyectos en el Formulario de Solicitud disponible en la página Web de FUNDACIÓN MAPFRE (www.fundacionmapfre.org), a través de la cual se realizará el trámite de solicitud en su integridad.

Junto al formulario, los solicitantes deberán aportar obligatoriamente la siguiente documentación:

- Carta de solicitud de participación en la convocatoria firmada por el representante legal de la entidad.

- Memoria explicativa del proyecto para el que se solicita la Ayuda, con una extensión máxima de 10 páginas, incluyendo, entre otra información que se considere de interés: descripción lo más detallada posible de los fondos documentales objeto del proyecto; medios necesarios para la realización del proyecto; presupuesto del proyecto, en euros, detallado por conceptos y en el que se especifique el coste total del proyecto y la cantidad solicitada como Ayuda.

- Currículo profesional de los integrantes del equipo de trabajo encargado del desarrollo del proyecto.

- Declaración que respalde expresamente la cofinanciación declarada en el proyecto.

- Relación de las ayudas económicas recibidas en los dos últimos años, procedentes de entidades públicas o privadas, para el desarrollo de proyectos relacionados con las actividades habituales de la institución o, en su caso, declaración de no haber recibido ninguna ayuda de esa naturaleza en el periodo indicado.

8. Presentación de los proyectos

Tanto el formulario de solicitud como la documentación requerida deberán presentarse a través de www.fundacionmapfre.org entre los días 1 de junio a 15 de septiembre de 2013.

En el caso de la documentación que de forma obligatoria se requiere, los correspondientes archivos deberán tener la siguiente denominación y contenidos:

- Fichero 1: Carta de solicitud de participación en la convocatoria firmada por el representante legal de la entidad.

- Fichero 2: Formulario de solicitud.

- Fichero 3: Memoria explicativa del proyecto.

- Fichero 4: Currículo profesional de los integrantes del equipo de trabajo encargado del desarrollo del proyecto.

- Fichero 5: Declaración respaldando expresamente la cofinanciación declarada en el proyecto.

- Fichero 6: Relación de las ayudas económicas recibidas por la institución solicitante en los dos últimos años, procedentes de entidades públicas o privadas, para el desarrollo de proyectos relacionados con las actividades habituales de la institución o, en su caso, declaración de no haber recibido ninguna ayuda de esa naturaleza en el periodo indicado.

- Fichero 7: Cualquier otra documentación que la institución solicitante considere de interés aportar.

Los archivos deberán ajustarse a alguno de los siguientes formatos electrónicos: DOC (Ms Word), TXT (formato de texto), PDF (formato de documento portátil), XLS (formato de Excel).

9. Resolución de la convocatoria y comunicación de los proyectos seleccionados

Los proyectos recibidos dentro del plazo y que cumplan los requisitos establecidos en estas bases serán evaluados por un jurado integrado por responsables de la FUNDACIÓN MAPFRE y reconocidos especialistas en archivística e investigación histórica del ámbito de los países destinatarios de la Ayuda.

La resolución adoptada se hará pública durante el mes de octubre 2013, y será inapelable. La decisión aprobada se comunicará a cada uno de los participantes en la convocatoria, independientemente del resultado de la misma, a través de correo electrónico. FUNDACIÓN MAPFRE queda facultada para divulgar del modo que estime conveniente la concesión de ayudas a las entidades seleccionadas.

Los proyectos presentados a la convocatoria que no sean objeto de ayuda y que no sean reclamados formalmente, serán destruidos en el plazo de un mes desde la publicación de la resolución.

10. Formalización de la colaboración y desembolso de las ayudas concedidas

Las Ayudas serán abonadas en tres pagos: un 40% a la concesión de la ayuda, otro 30% al cumplirse el sexto mes de la concesión de la Ayuda, y previa presentación por la entidad beneficiaria de un informe de los trabajos realizados hasta esa fecha; el 30% restante a la finalización del proyecto, previa presentación por la entidad beneficiaria de una Memoria final que describa la totalidad de las acciones realizadas y los resultados del proyecto.

A excepción del primero, los pagos se efectuarán previo informe del coordinador designado por FUNDACION MAPFRE para el seguimiento de los proyectos.

El importe de las ayudas concedidas se ingresará mediante transferencia en la cuenta bancaria que determine cada entidad y que necesariamente ha de estar vinculada al nombre completo de la entidad receptora de la ayuda.

11. Obligaciones de las entidades receptoras de las ayudas y seguimiento de los proyectos

Las entidades beneficiarias se comprometen a la ejecución del proyecto presentado.

FUNDACIÓN MAPFRE asignará al proyecto una persona que realizará las funciones de coordinador, supervisando el buen desarrollo del mismo. La entidad receptora de la ayuda se compromete a responder a todas aquellas cuestiones referentes al proyecto y su ejecución que puedan ser requeridas por FUNDACIÓN MAPFRE. El incumplimiento de este requisito puede ocasionar la suspensión de la ayuda por el tiempo que FUNDACIÓN MAPFRE considere oportuno o incluso la cancelación de la misma.

Una vez iniciado el trabajo, serán causas de cancelación de la Ayuda:

- El incumplimiento de alguna de las bases

- La suspensión injustificada de los trabajos por un periodo de tiempo superior a 2 meses

- La consideración por parte de FUNDACIÓN MAPFRE de que exista una imposibilidad de terminar el proyecto satisfactoriamente

- La falsedad de alguno de los datos presentados

- La presentación de un proyecto desarrollado con anterioridad a la ayuda

En caso de cancelación de la Ayuda, FUNDACIÓN MAPFRE se reserva el derecho de solicitar la devolución de las cantidades abonadas.

12. Difusión y visibilidad

Las entidades beneficiarias, en reconocimiento de la colaboración prestada, deberán hacer constar  de manera expresa en toda la documentación, información y publicidad que realicen del proyecto objeto de la Ayuda, la colaboración de FUNDACIÓN MAPFRE a través de su Instituto de Cultura.

A título enunciativo, sin menoscabo de otras posibilidades, dicha colaboración se hará constar en: memorias de actividades (impresas o difundidas en soporte electrónico), página Web dela institución beneficiaria, materiales impresos (catálogos, folletos, etc.) directamente relacionados con el proyecto, notas de prensa, etc.

Las acciones de difusión que la entidad solicitante prevea desarrollarse explicarán en el formulario de solicitud en el apartado destinado a tal efecto.

Con la finalidad de asegurar un uso apropiado de la imagen de FUNDACIÓN MAPFRE, cualquier uso que se haga de la misma deberá ser previamente consultado con FUNDACIÓN MAPFRE.

Al finalizar el proyecto, y junto a la Memoria final de resultados, la institución beneficiaria deberá presentar un resumen del trabajo, a modo de artículo.

FUNDACIÓN MAPFRE se reserva la propiedad y libre disposición de este resumen que, con los reconocimientos de autoría que corresponda, podrá ser publicado por FUNDACIÓN MAPFRE en su revista La Fundación, en formato electrónico en su página web o en cualquier otra forma que considere.

13. Disposiciones finales

La presentación a esta convocatoria presupone la plena aceptación de sus bases y de la resolución, que será inapelable, así como de los requisitos que FUNDACIÓN MAPFRE establezca en cada caso para el seguimiento de los proyectos seleccionados.

De producirse el incumplimiento de las mismas, FUNDACIÓN MAPFRE, a través de su Instituto de Cultura, se reserva el derecho de proceder como estime conveniente, solicitando incluso la devolución de las cantidades abonadas.

La realización de los proyectos y su titularidad serán de exclusiva responsabilidad de la entidad beneficiaria.

Aquellas solicitudes que no se ajusten a las bases, que presenten carencias en la documentación o cuyo formulario de solicitud no haya sido cumplimentado en todos sus apartados, quedarán excluidas de la presente convocatoria.

La concesión y aceptación de la Ayuda, así como el desarrollo de los trabajos que formen parte del proyecto presentado, no implican relación laboral alguna con FUNDACIÓN MAPFRE.

Los interesados autorizan el tratamiento de los datos personales suministrados voluntariamente a través del correspondiente formulario y la actualización de los mismos con la finalidad de gestionar la concesión de las ayudas a las que se refiere esta convocatoria y el envío de información sobre las actividades de la FUNDACIÓN MAPFRE, incluso a través de medios electrónicos.

Asimismo, aceptan que sus datos puedan ser cedidos para la evaluación de las candidaturas a la referida ayuda y su concesión a otras personas físicas o jurídicas con las que FUNDACIÓN MAPFRE concluya acuerdos de colaboración, respetando en todo caso la legislación española sobre protección de datos de carácter personal y sin necesidad de que le sea comunicada cada primera cesión que se efectúe a los referidos cesionario.

Todos los datos son tratados con absoluta confidencialidad, no siendo accesibles a terceros para finalidades distintas para las que han sido autorizados.

El fichero creado está ubicado en las instalaciones de MAPFRE Servicios de Informática bajo la supervisión y control de FUNDACIÓN MAPFRE, Paseo de Recoletos 23 - 28004 Madrid, quien asume la adopción de las medidas de seguridad de índole técnica y organizativa para proteger la confidencialidad e integridad de la información, de acuerdo con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y demás legislación aplicable y ante quien el titular de los datos puede ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación mediante comunicación escrita dirigida a la dirección anteriormente indicada.

Los interesados, por último, podrán oponerse al tratamiento de los datos de carácter personal para finalidades indicadas anteriormente distintas de la gestión de la ayuda solicitada, comunicándolo por escrito a FUNDACIÓN MAPFRE.